Printanje ponavadi ne predstavlja enega največjih stroškov za podjetje, a še vedno veliko podjetij išče načine, kako bi poskrbeli za znižanje stroškov tiskanja.
Ponavadi zato iščejo najcenejše možne printerje in menijo, da so s tem opravili vse, kar lahko, pogosto pa pozabijo na bistvo: na tekoče stroške. Veliko bolj pomembno kot strošek nakupa je namreč to, koliko podjetje odšteje za posamezno natisnjeno stran – v črnobeli ali barvni različici. In dejstvo je, da najcenejši printerji ponavadi tiskajo prav najdražje strani, saj imajo bodisi slab izkoristek barve, bodisi zahtevajo zelo drage barvne kartuše. Stroške tiskanja pa poleg tega povečuje tudi nepravilno izbran papir (dražja različica papirja ni vedno nujno potrebna), enostransko tiskanje (namesto dvostranskega, kar poveča porabo papirja) in tiskanje po nepotrebnem.
V želji po znižanju stroškov tiskanja nekatera podjetja počno tudi to, da ne želijo zamenjati starega, dotrajanega printerja. S tem pa si pravzaprav delajo medvedjo uslugo: stroški vzdrževanja rastejo v nebo, saj se naprava kvari in je potrebno iskati in zamenjevati rezervne dele, prav tako postajajo dražje tudi barvne kartuše, saj jih proizvajalci ne delajo več v tolikšnih količinah, da bi se jim to izplačalo. Tu pa so še tehnološki napredki: najnovejše naprave, govora je predvsem o laserskih printerjih, so veliko bolj varčni, saj porabijo precej manj energije ter tudi manj elektrike za svoje delovanje.
Stroškov torej ni tako težko znižati. Vse, kar potrebujete, je dobra strategija ter nekaj nasvetov izkušenejših podjetnikov. Nekaj vam jih predstavljamo v nadaljevanju:
- izberite tiskalnik glede na potrebe vašega podjetja. To pomeni, da morate najprej izračunati okvirno število strani, ki jih nameravate natisniti – cenejši printerji omogočajo tiskanje okoli 15.000 strani mesečno, dražji pa kar 80.000. Šele po izračunu se lotite iskanja primernega tiskalnika.
- poskusite natisniti čim manj dokumentov. Seveda obstajajo določene stvari (računi, promocijski materiali…), ki jih bo nujno potrebno natisniti, toda gotovo lahko vsaj nekaj pretvorite v e-obliko in pošljete po e-pošti.
- nadgradite svojo strojno opremo. Mnogi razmišljajo v stilu: “če ni pokvarjen, ga še ni potrebno zamenjati”, toda kot je že zgoraj omenjeno, lahko stroški novih printerjev segajo precej nižje kot pri starih napravah – tako pri ceni barv, porabi barve, porabi časa ter porabi energije.
- manj pomembne dokumente natisnite v slabši kvaliteti. Le redki dokumenti namreč potrebujejo bolj kvalitetno tiskanje. Izkoristite to dejstvo in prihranite pri količini barve, ki jo porabite. Hkrati pa boste prihranili tudi pri času, saj je tovrsten način (v nižji kvaliteti) praviloma precej hitrejši.
- tiskajte črnobelo, če je to le mogoče. Ponavadi ni bistvene razlike v tem, ali natisnete črnobelo ali pa barvno različico dokumenta. Poskusite prihraniti barvo tudi na ta način, da se večkrat odločite za prvo možnost.
- dvostransko tiskanje naj bo vaša prva izbira. Vsak printer dandanes že omogoča dvostransko tiskanje, zakaj torej ga ne bi podjetja uporabljala bolj pogosto? Dvostransko tiskanje naj postane norma, ne pa izjema. Tako se bo poraba papirja precej zmanjšala.