Izstavljanje e-računa je postopek, s katerim se slej kot prej sreča vsak podjetnik, ki za opravljeno storitev oziroma dobavljeno blago od stranke želi dobiti izplačilo. Postopek se razlikuje glede na to, komu se račun izstavi.
Ko je stranka proračunski uporabnik
V primeru, če podjetje račun izstavi proračunskemu uporabniku, je postopek ustaljen. To naredi preko UJP portala. Da bi lahko izstavljanje e-računa potekalo na tak način, si mora pred tem priskrbeti digitalno potrdilo, ki mu omogoča elektronsko podpisovanje računov. Nato se z uporabniškim imenom in geslom vpiše na portal in izpolni obrazec. Navesti mora podatke o prejemniku računa, znesku za izplačilo, datumu opravljene storitve oziroma dobavljenega blaga ter datum zapadlosti računa. Ko je račun pripravljen, se ga prek portala enostavno pošlje stranki. Kasneje lahko tudi spremljamo status računa in ugotovimo, v kateri fazi se nahaja; če je bil že dostavljen, odobren, izplačan.
Ko je stranka drugo podjetje
Izstavljanje e-računa v primeru, ko ga izstavimo drugemu podjetju, ni tako striktno definirano, zato lahko izstavljalec poseže po različnih metodah. Račun lahko pripravi v posebej za to prilagojenem programu. Tak način je zanesljivejši, saj se točno ve, katere podatke je treba izpolniti. Obstaja več ponudnikov programov za izstavljanje računov na tak način. Prav zato mora biti uporabnik previden, da se odloči za tistega, ki mu ponuja najboljše razmerje med kakovostjo in ceno. Ker je v takem programu veliko podatkov že vnaprej nastavljenih, so možnosti, da bi prišlo do napak, manjše. Druga možnost je, da uporabnik račun oblikuje kar v Wordu ali Excelu. Tak račun nato enostavno posreduje preko elektronske pošte. Če se odloči za to obliko, mora paziti, da res navede vse zahtevane podatke, da česa ne izpusti in se ne zatipka.
Izstavljanje e-računa torej ni zahteven postopek in ga lahko vsak uporabnik hitro osvoji. E-računi nam olajšajo poslovanje, saj imamo vse račune shranjene na enem mestu; na računalniku. Tako se računi ne založijo, izgubijo in ne odžirajo prostora na naši delovni površini.
Dodaj odgovor