Definicija knjigovodske listine je navedena v Slovenskih računovodskih standardih (SRS 39), ki pravi, da je knjigovodska listina papirni ali elektronski zapis o poslovnih dogodkih (npr. o prodaji blaga, izvedeni storitvi itd).
Najbolj pogosta računovodska listina, ki jo mora normiranec evidentirati, je izdan račun.
Račun mora vsebovati:
- zaporedno številko (številko računa)
- podatke o izdajatelju računa (podatki o podjetju in davčna številka podjetja)
- kraj in datum izdaje
- podatki o poslovnem dogodku (blago: vrsta in količina blaga; storitev: vrsta in obseg storitve)
- podatki o prejemniku računa
- v ustrezni valuti izražena vrednost poslovnega dogodka (znesek računa)
- v primeru, da je normiranec zavezanec za DDV, mora račun vsebovati neto znesek (brez DDV), vrsto obdavčitve (splošna ali znižana) in znesek davčne dajatve ter bruto znesek (z DDV)
Knjigovodska listina pa ni samo račun, ampak tudi druge listine, s katerimi normiranec evidentira svoje poslovanje, kot so npr. obračuni potnih nalogov, obračuni prispevkov, bančni izpiski, temeljnice itd.
Knjigovodske listine se vpisuje v evidenco knjigovodskih listin (evidenco izdanih računov, ki jo najdete na tej povezavi.