E računi ali elektronski računi so novodobna metoda računov. Njihova prednost je v tem, da jih lahko izdamo brez uporabe papirja, pošljemo pa brez uporabe poštnih storitev.
Katere podatke morajo vsebovati e računi?
Takoj lahko torej ugotovimo, da so e računi zelo praktični, saj jih enostavno vnesemo v za to prilagojen program ali pa jih v poljubni obliki napišemo kar v Wordu ali v Excelu. Seveda moramo pri tem paziti, da tak račun vsebuje vse podatke, ki so potrebni. Račun mora vsebovati datum izdaje, podatke o izdajatelju ter o prejemniku, iz njega mora biti jasno razbrano, kakšno storitev je stranka koristila oziroma kakšno blago je bilo dobavljeno ter količina storitev oziroma izdelkov. E računi morajo vsebovati tudi podatek o datumu opravljanja storitve in o zapadlosti računa.
Posredovanje e računov naslovniku
Glede na to, da so e računi večinoma posredovani v elektronski obliki in jih torej ni treba natisniti, na ta račun privarčujemo pri tiskanju in stroških papirja. E račune lahko enostavno shranimo na namizje in na tak način je naša delovna površina bolj pregledna. Ker so e računi posredovani prek elektronske pošte, odpadejo tudi stroški, ki bi jih sicer imeli pri pošiljanju. Tako ni treba kupovati znamk in pisemskih ovojnic, poleg tega pa elektronski račun prejemnik dobi v trenutku, ko mu ga pošljemo, torej na tak način prihranimo tudi na času.
E računi pomenijo tudi to, da naredimo nekaj dobrega za okolje. Papirna industrija je namreč pomemben onesnaževalec s škodljivimi plini, poleg tega pa je odgovorna tudi za izsekavanje gozdov. Z uporabo e računov papirja praktično ne potrebujemo. Poleg tega pa je tudi možnost, da bi se zmotili pri izpolnjevanju rubrik dosti manjša, kot če se tega lotimo v standardni obliki s pisalom.
Kljub temu, da so bili e računi z začetka, ko so prišli v uporabo tabu in se jim je marsikdo izogibal tako dolgo, kolikor se je dalo, pa so na koncu uporabniki slej kot prej ugotovili, da gre za poenostavljanje poslovanja in ne za dodatne komplikacije. Kot za vsako področje velja, pa je tako tudi na tem področju. Uporabnik se mora na nov način izdajanja računov navaditi, potem pa je vse lažje.
Dodaj odgovor